Software OpenKM Colombia es una aplicación Open Source de gestión documental - Para empresas de toda LatinoAmerica.
Sin importar si dirige una PyME en crecimiento o una gran corporación en Colombia, OpenKM es la solución definitiva de gestión documental diseñada para adaptarse a su presupuesto. Reduzca costos frente a software propietario y elimine los silos de información centralizando todo el conocimiento de su organización en un solo lugar.
Las empresas que automatizan su archivo documental reducen tiempos de búsqueda en más del 40% e incrementan de inmediato su productividad operativa. Con OpenKM, el capital intelectual de su negocio deja de estar disperso y pasa a ser un activo universal, accesible y seguro para su equipo.
Dos Modalidades Flexibles para su Negocio en Colombia:
Arriendo de Software en la Nube (SaaS): Sin inversiones iniciales de infraestructura. Acceda a OpenKM listo para usar mediante una suscripción mensual, con mantenimiento, copias de seguridad y servidores administrados por Tecnoweb2.
Implementación In-House (Servidor Propio): Despliegue el sistema directamente en los servidores de su empresa (físicos o cloud). Mantenga el control absoluto de su información con licencias sin límite de usuarios y un diseño a medida de sus políticas de seguridad.
Potencia Enterprise con Máxima Simplicidad de Uso
Olvídese de sistemas complejos que su personal evita usar. OpenKM cuenta con una interfaz web ágil e intuitiva que simplifica la colaboración diaria. En cuestión de minutos, su equipo podrá:
Localizar y Recuperar: Encuentre cualquier archivo al instante con motores de búsqueda avanzadores y tecnología OCR.
Colaborar y Controlar: Comparta documentos de forma segura, gestione versiones e integre flujos de trabajo (Workflows) según el ciclo de vida de cada operación.
Auditar y Proteger: Establezca niveles de seguridad granulares y registre la trazabilidad completa de cada usuario y archivo.
La información es el activo más valioso de su compañía. Conecte a su organización centralizada o descentralizada mediante un repositorio seguro que automatiza el flujo de datos desde la captura inicial hasta su archivo final.
COMPARTIR Y COLABORAR
Ayuda a los usuarios a ahorrar tiempo localización la información cuando esta se precisa. Potencia los equipos de trabajo a compartir, acceder, enriquecer y almacenar la información en un único punto. OpenKM puede gestionar todos los documentos de una empresa preservando este valioso activo de propiedad intelectual en un repositorio seguro y escalable.Crear, compartir y enriquecer los documentos con los equipos de trabajo de las empresas, garantizar la aprovación y reivisión de los mismos a traves de procesos de workflow.
PROCESO Y REVISIÓN
Los documentos precisas de estructuras de aprobación, revisión que se benefician de las capacidad de gestionar los flujos de jBPM. Los ciclos de vida de los documentos dentro de las empresas se pueden adaptar rapidamente mediante la definición de workflows que reflejen los procesos internos y cumplan con sus requisitos legales.
BUSCAR Y ENCONTRAR
Con OpenKM Bogota - Colombia, buscar documentos es muy sencillo y son localizados a partir de su contenido y metadatos. Las consultas frecuentes pueden almacenarse para reutilizarse.
Rápida y agradable interface de usuario utilizando AJAX
- Funciona con los navegadores mas populares: Firefox, Internet explorer, Opera, Safari,Chrome.
- Traducido al Alemán, Alemán ( variante Austria ), Árabe, Catalán, Bosnio, Chino simple,Chino tradicional, Checo, Danés, Euskera,& Holandés, Inglés, Persa,Francés, Gallego,Griego, Húngaro,Indonesio,Italiano, Japones,Letón,Lituano, Macedonio, Polaco, Portugués,Rumano, Ruso, Serbio, Español, Sueco, Thailandes, Turco y Vietnamita.
- Soporte para idiomas internacionales:Ruso, Japonés, Chino.
- No se precisa instalar software cliente.
- Previsualización de ficheros multimedia.
- Configuración del idioma por defecto.
- Administración web
- WebDAV
- Opción de escanner integrado (precisa algun escanner TWAIN conectado al ordenador)
- Drag & drop ( ficheros o documentos) desde el escritorio
- Soporte para iPhone i Android ( sólo algunas funcionalidades )
MICROSOFT OFFICE ADDIN
- Los Addin de MS Office son compatibles desde la version 2000 hasta la versión 2007
- MS Outlook AddIn
- MS Word Addin
- MS Excel Addin
- MS PowerPoint Addin
OPENOFFICE ADDON
- OpenOffice Addon es compatible desde la version 3.2
GESTIÓN DOCUMENTOS
- Subida masiva de documentos utilizando ficheros ZIP
- Descarga de carpetas como ficheros ZIP
- Bloqueo / Desbloqueo de documentos
- Gestión de favoritos
- Seleccionar carpeta de inicio por defecto
PREVISUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
- Autocad
- MS Office family
- Open Office family
- Ficheros PDF
- Fichero de vídeo y sonido
- Imágenes
- OCR
- Lee binarios, escala de grises o imágenes en color.
- Extracción de texto, soporte con diccionarios inglés, francés, italizano, alemán, español y
- holandés.
- Escanea y asegura el almacenamiento de todos los documentos en papel.
- Búsqueda de datos en TIFF.
ANTIVIRUS INTEGRADO
- Escaneo de todos los documentos subidos en busca de virus. (Previene de añadir documentos con virus en el repositorio).
CONTROL DE VERSIONES
- Basado en el modelo check-in / check-out.
- Permite añadir comentarios a las versiones.
- Permite acceder a versiones anteriores del documento.
- Permite restaurar versiones anteriores del documento.
- Permite compactar el histórico para liberar espacio.
PROPIEDADES DE GRUPO (METADATOS)
- Puede añadir sus propias propiedades de grupos al sistema (metadatos).
- Admite distintos formatos: inputs, listas simples, listas de seleccion múltiple, text areas.
- Internacionalización de los valores de los metadatos.
- Permite ordenar la posición de cómo aparecen los metadatos en la interfaz de usuario.
SEGURIDAD
•Plug-in para autentificación basado en JAAS.
• Soportepara LDAP, active Directorio, DBMS, etc... (mediante un fichero de configuración). Por defecto OpenKM se proporciona con una base de datos embebida.
• Lista de control de acceso granular.
• Flexibilidad en las opción de herencia de las listas de control de acceso.
• Seguridad por usuario y roles.
• Permisos en documentos y carpetas.
• Quedan registradas todas operaciones del usario.
• Soporte para comunicaciones SSL.
TABLÓN
• Vista de usuario (documento editados, bloqueados, descargados, suscritos, últimos modificados, últimos subidos).
• Vista general (documentos más vistos/ modificados la última semana / mes; últimos subidos, últimos modificados.
Novedades de usuarios (agente de búsqueda)
• Vista de workflow
• Vista de correo electrónico (nuevos correos y attachments )
• Nube de documento, búsqueda y navegación.
MOTOR DE BÚSQUEDA
• Búsquedas de documentos por contenido, palabras clave, fecha de modificación, autor y tipo
de documento.
•Automáticamente indexa documento subidos en formato: Text, HTML, RTF, XML, PDF,
OpenOffice.org, MS Office, MS Office 2007, JPEG EXIF, MP3 ID3
• Búsquedas por sinónimos.
• Búsquedas ordenadas por relevancia
• Búsquedas utilizando propiedades de grupo (metadatos)
• Permite almacenar consultas
• Búsquedas avanzadas utilizando XPATH y SQL
• Novedades de usuario
• Búsquedas a partir de una estructura de directorios jerárquica
• Permite seleccionar los objetos de búsqueda, carpetas, correos electrónicos o documentos
• Permite utilizar los tags de usuario para localizar documentos
• Permite utilizar metadatos para localizar documentos
• Opciones de búsqueda simple y avanzada
• Permite ordenar los resultados segun varios criterios
• Opciones de descarga o ir a la ubicación de un documento desde la vista de resultados
• Soporte para Stemming, stopwords y sinónimos
• Servicio push de novedades (basado en las consultas de usuario).
ADMINISTRACIÓN
•Mostrar usuarios logeados
•Desbloquear y cancelar documentos editados
•Vista del repositorio
•Búsquedas avanzados utilizando XPATH y SQL
• Detalle del log de actividad
• Importar documentos / carpetas desde el sistema de ficheros
• Exportar el repositorio al sistema de ficheros
• Administración del workflow
• Reports (jasper)
• Importación del thesaurus ( formatos owl o rdf ) (*)
• Vista de los parámetros de configuración
• Cuotas de usuario
• Perfiles de usuario ( funcionalidades a las que puede acceder un usuario )
• Programador de tareas ( scheduler )
CORREO ELECTRÓNICO
• Captura del correo electrónico desde un servidor IMAP, Pop3
• Configuración de la cuenta de usuario
• Importación de texto, html y los attachments
• Captura de metadatos
• Importación automática y ordenación por filtros.
THESAURUS
• Vista de los documentos en la estructura del thesaurus
• Extracción automática de palabras clave
• Módulo de entrenamiento basado en skos y documentos de entrenamiento
WORKFLOW
• Permite crear complejos workflows
• Workflow de revisión, aprobación, validación
• Soporte de workflows paralelos y en serio.
• Permite asignar tareas a grupos o usuarios
• Desde el dashboard puede monitorizar las tareas de workflow, estado y proceso.
• Notificación de mensajes de correo configurables.
• Permite disparar un workflow automáticamente desde una carpeta o tipo de documento.
GENERALES
• Reports ( jasper reports )
• Workflow (JBPM)
• El usuario puede modificar su configuración (clave, correo electrónico, cuenta de correo).
• Permite configurar los mensajes que OpenKM emite a través del correo electrónico.
• Auditoría completa del usuario (log trace). Todas las operaciones del usuario quedan registradas y almacenadas en una base de datos.
• Permite restarurar documentos y carpetas desde la papelera de reciclaje.
• Permite ilimitados documentos, carpetas, workflows, metadatos, tipos de documentos, roles y usuarios proporcionando un amplio espacio para la colaboración.
• Convierte los formatos de documentos populares a pdf.
• Url única para cada documento.
• Integración con Microsoft Windows mediante WebDAVA
• Integración con escanners compatibles con TWAIN
• Webservices API (soap)
• Servicio de chat
• Servicio RSS
• Cuota de usuario
• Marca de agua en documentos ( texto o imagen ) (*)
• Firma electrónica (*)
• Mensjajería ( compartir consultas / suscripciones / enviar mensajes a usuarios ) (*)
• Generación de documentos con asistente ( conjuntamente con formularios y documentos se genera un documento final con los valores ) (*)
• Criptografía ( encriptar y desencriptar documentos ) (*)
• Sincronización con Google Contacts (*)
• Pestaña delog de actividad (*)
• Foros (*)
• Wiki (*)
• Integración con Zoho (* )
• Integración con Abby OCR
• Integración con Google Docs (*)
FUNCIONES AVANZADAS
Configuración de un servidor OpenKM espejo.
FUNCIONALIDADES PLANIFICADAS
• Captura de una página web
• Integración con algunos navegadores
• Alias de documentos
• Vista de discusión de documentos
• Sincronización con google calendar
• Sincronización con carpetas de los ordenadores personales.
Tecnoweb2 Te Ayuda en la Instalacion de OpenKM , Implementacion de Procesos DMS, Diseño de Procesos en Documentos , Capacitacion, Asesoria y Soporte 24/7
SaaS Starter
Hasta 5 Usuarios
- VPS 1CPU / 4GB Ram + 50 GB de almacenamiento seguro en nube SSD.
- Búsqueda por metadatos y palabras clave.
- Control de versiones y permisos por roles.
- Copias de seguridad automáticas diarias.
- Capacitación 2 Horas
- Soporte 24/7 Via Ticket o Email.
SaaS Pyme
Hasta 15 Usuarios
- VPS 2 vCPU cores, 8 GB RAM, 100 GB NVMe SSD Espacio Disco
- Módulo OCR (Búsqueda dentro de documentos escaneados).
- Flujos de aprobación básicos.
- Seguridad SSL / WAF / SITELOCK
- Capacitación inicial para administradores (3 horas).
- Soporte 24/7 Via Whatsapp , Llamada Telefonica, Ticket, Email
SaaS Business
Hasta 30 Usuarios
- VPS 4 vCPU cores,16 GB RAM, 200 GB NVMe disk space SSD
- Workflows avanzados para automatización de tareas.
- Integración de firma electrónica/digital.
- Seguridad SSL / WAF / Sitelock
- Capacitación 5 Horas
- Soporte técnico prioritario Whatsapp , Llamada.
SaaS Enterprise Cloud
Hasta 60 Usuarios
- VPS 8 vCPU cores, 32 GB RAM, 400 GB NVMe disk space,32 TB bandwidth
- Acceso a API REST para integración con sus sistemas internos.
- Automatización de tareas por metadatos y reglas del sistema.
- SLA de soporte garantizado con atención crítica.
- Capacitación 6 Horas
- Soporte 24/7 Prioritario Via Whatsapp , Ticket o Email.
SaaS High-Volume
Hasta 100 Usuarios
- VPS 8 vCPU cores, 32 GB RAM, 400 GB NVMe disk space,32 TB bandwidth
- Entorno dedicado / Aislamiento de infraestructura.
- Módulo OCR masivo de alto rendimiento.
- Seguridad SSL / WAF / SITELOCK
- Capacitación inicial para administradores (8 horas).
- Gestor de cuenta y soporte técnico VIP dedicado.
Instalacion In-House
Usuarios Ilimitados: Instalación sin restricción de licencias por usuario.
- Configuración de Seguridad: Reglas de firewall, certificados SSL, integración con Active Directory / LDAP.
- Migración e Importación: Estructuración de repositorio inicial y pruebas de carga.
- Capacitación Técnica: Formación para el equipo de TI interno y administradores de sistema.
- Seguridad SSL / WAF / Sitelock
- Capacitación 10 Horas
- Garania de 3 Meses Pos-Venta
Aquí tienes los textos optimizados aplicando un copywriting más profesional, persuasivo y estructurado para la landing page de Tecnoweb2, utilizando iconos estratégicos para facilitar la lectura.
Además, he corregido algunos términos que estaban orientados a plataformas e-learning (como "crear cursos", "estudiantes" o "Webservice") para alinearlos con el contexto de la Gestión Documental Enterprise de OpenKM.
📌 Aclaraciones y Condiciones del Servicio
👤 Usuario Adicional:
$ 30.000 COP / mes: Amplíe la capacidad de su plan SaaS en cualquier momento sumando los accesos que su equipo necesite.
🎓 Capacitaciones Personalizadas:
Formación práctica y dirigida para su equipo de TI y administradores. Aprenda a gestionar el repositorio, crear la estructura de carpetas, parametrizar metadatos, configurar flujos de trabajo (Workflows), gestionar roles de usuarios y personalizar el sistema según sus necesidades.
🖥️ Modalidad "En Mi Servidor" (In-House):
Instalación completa de OpenKM directamente en la infraestructura propia de su empresa, ya sea en servidores físicos locales, Hosting, VPS o Nube Dedicada (AWS, Azure, GCP).
⚡ Todos los Planes Incluyen
📁 Repositorio Sin Límites: Cree ilimitadas carpetas, categorías, expedientes y registros de empresas.
🧩 Módulos del Sistema: Acceso a las funcionalidades nativas de OpenKM para la gestión y organización de sus documentos.
💬 Asesoría Especializada Gratuita: Acompañamiento inicial para identificar la mejor arquitectura documental para su negocio.
🔍 Auditoría Técnica Sin Costo: Evaluación del estado actual de su servidor o instalación previa de OpenKM si ya cuenta con el software.
⚡ Infraestructura Cloud de Alto Rendimiento: Servidores en la nube respaldados por procesadores Intel (4 Cores), discos SSD de alta velocidad y 2 TB de transferencia mensual (Aplica para planes SaaS).
🛡️ Garantía y Soporte In-House: En la modalidad de instalación en su propio servidor, obtiene 3 meses de soporte técnico y garantía. Gracias a nuestra capacitación técnica, su equipo interno quedará 100% capacitado para mantener la plataforma. Opcionalmente, puede contratar planes de mantenimiento posterior.
⚠️ Limitaciones y Excepciones del Servicio
❌ Desarrollos a Medida: No incluye módulos adicionales, integraciones personalizadas ni conectores especiales fuera del estándar. (Se cotizan por separado).
❌ Integraciones API Avanzadas: La configuración e integración mediante Web Services o REST API con ERP/CRM requiere análisis técnico independiente.
❌ Atención a Usuarios Finales: El soporte técnico se canaliza exclusivamente a través del Administrador del Sistema, Director de TI o Gerencia asignada.
🧾 Impuestos: Las tarifas expuestas no incluyen el IVA del 19%.
Preguntas Frecuentes (FAQ) — Gestión Documental con OpenKM en Colombia
¿Qué diferencia hay entre la modalidad SaaS (en arriendo) y la instalación In-House?
En la modalidad SaaS, Tecnoweb2 aloja OpenKM en infraestructura cloud optimizada, encargándose del mantenimiento, servidores, backups y actualizaciones por una tarifa mensual. En la modalidad In-House, instalamos y configuramos el sistema directamente en sus servidores (físicos o nube propia), dándole control total sobre la infraestructura y licencias sin límite de usuarios.
¿OpenKM cumple con la normativa colombiana de archivo y protección de datos?
Sí. OpenKM permite estructurar Tablas de Retención Documental (TRD), aplicar expedientes electrónicos, trazabilidad, firmas digitales e historiales de auditoría. Además, el manejo de repositorios cumple con la Ley 1581 de 2012 (Habeas Data) para la protección de datos personales en Colombia.
¿Cómo funciona la búsqueda de documentos y el motor OCR?
OpenKM no solo busca por el nombre del archivo o metadatos (como fecha, nit o categoría); su motor OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) indexa el contenido dentro de PDFs e imágenes escaneadas. Esto permite encontrar cualquier documento simplemente escribiendo una palabra o frase contenida en su texto.
¿Puedo migrar mi plan SaaS a un servidor propio In-House en el futuro?
Absolutamente. La arquitectura de OpenKM y nuestros servicios de base de datos garantizan 100% de portabilidad. Si su empresa crece o sus políticas cambian, migramos toda la estructura de carpetas, metadatos, usuarios e historial a su propio servidor sin pérdida de información.
¿Qué pasa si supero el límite de almacenamiento o usuarios de mi plan SaaS?
Puede escalar al siguiente nivel de plan en cualquier momento o solicitar paquetes de almacenamiento y bolsas de usuarios adicionales. El ajuste se realiza de manera inmediata sin interrupciones en la disponibilidad del servicio.
¿Es posible integrar OpenKM con nuestro ERP, CRM o software contable actual?
Sí. OpenKM cuenta con una API REST robusta que permite conectar el gestor documental con sistemas externos (como SAP, CRM, software de facturación o desarrollos a medida) para automatizar la ingesta o consulta de archivos.
¿Qué tipo de soporte técnico incluye el servicio en Colombia?
Ofrecemos soporte técnico especializado en español para Colombia. Según el plan elegido, dispondrá de atención vía mesa de ayuda (tickets), correo electrónico, atención telefónica prioritaria o soporte dedicado 24/7 para incidencias críticas, además de acompañamiento en actualizaciones del sistema.
¿Cómo se gestionan los permisos de acceso y la seguridad de los archivos?
OpenKM utiliza un sistema granular de control de acceso (ACL). Se pueden definir permisos por usuario, rol o departamento para ver, editar, descargar, borrar o firmar documentos. Además, la plataforma admite integración con Active Directory / LDAP para gestión centralizada de credenciales.
¿Qué se necesita para implementar la versión In-House en nuestros servidores?
Se requiere un servidor físico o virtual con un sistema operativo Linux enterprise (como Fedora, RHEL, Ubuntu Server o Debian) o entorno cloud en AWS, Azure o GCP. Nuestro equipo realiza un diagnóstico previo de hardware para asegurar el rendimiento óptimo del motor de base de datos y repositorio Java.
¿Ofrecen capacitación para el personal de nuestra empresa?
Sí. Todos nuestros planes de implementación incluyen sesiones de capacitación guiada: entrenamiento operativo para usuarios finales (gestión de archivos, búsquedas y flujos) y formación técnica para los administradores del sistema.
